Implementarea unui DMS cu fluxuri de lucru automatizate și acces mobil a permis inginerilor de șantier să transmită documentația direct din teren, iar managerilor să aprobe din orice locație. Timpul de procesare a documentelor s-a redus cu 70%, iar costurile cu imprimarea și transportul documentelor au scăzut cu 85%.

După implementarea unui DMS specializat pentru industria creativă, cu funcționalități de versionare vizuală și spații de colaborare cu clienții, agenția a raportat o reducere de 60% a erorilor de comunicare, creșterea cu 40% a vitezei de livrare a proiectelor și îmbunătățirea satisfacției clienților.

Un DMS oferă funcționalități avansate inexistente într-un shared drive: control al versiunilor, metadate și indexare pentru căutare rapidă, fluxuri de lucru automatizate, securitate granulară, audit complet al activităților și conformitate cu reglementările. În esență, un shared drive este doar un spațiu de stocare, în timp ce un DMS este un sistem complet de gestionare a întregului ciclu de viață al documentelor.

Timpul variază în funcție de complexitatea organizației și scopul implementării. Pentru un IMM, o implementare de bază poate dura 1-2 luni, incluzând analiza inițială, configurarea, migrarea datelor și trainingul utilizatorilor. Implementările complexe la nivel de corporație pot dura 6-12 luni, mai ales când implică integrări cu multiple sisteme existente și personalizări extensive.

Succesul adoptării depinde de câțiva factori cheie: implicarea timpurie a utilizatorilor în procesul de selecție, comunicarea clară a beneficiilor, training adaptat diferitelor roluri, suport dedicat în primele săptămâni, identificarea și promovarea "campionilor" interni, și monitorizarea constantă a utilizării pentru identificarea barierelor. Oferirea de stimulente pentru utilizatorii activi poate accelera semnificativ procesul de adoptare.